Assistant(e) du directeur général

Attention. Cette offre d’emploi n’est plus valable.

Contexte

Oxfam-Magasins du monde est une association qui travaille dans trois sphères intégrées :

  • Axe commercial : nous voulons développer avec des partenaires du Sud un outil efficace, rentable et crédible de commerce de produits équitables. Nous voulons également développer un commerce solidaire de vêtements de seconde main.
  • Axe politique d’action, d’éducation et de mobilisation: nous voulons développer une force de changement face à des entreprises multinationales pour les contraindre à agir pour le bien commun. Nous voulons influencer les pouvoirs politiques pour favoriser un développement durable, social et solidaire. Nous voulons sensibiliser et former les citoyens à travers une action d’éducation permanente.
  • Axe mouvement : nous voulons mettre des citoyens en mouvement dans leur diversité et dans leur tissu local en valorisant une participation démocratique à tous les niveaux.

Ces missions sont accomplies avec la participation de 3.000 bénévoles qui constituent les équipes locales d’Oxfam-Magasins du monde et 1.500 élèves membres des Jeunes Magasins du monde. Ces bénévoles sont appuyés par une équipe de 60 permanents salariés travaillant au siège de Wavre ou dans les bureaux régionaux.

Buts généraux de la fonction

Assister le directeur général dans l’organisation de son travail, assurer la gestion et le suivi de dossiers spécifiques et participer efficacement à la communication et au traitement de l’information.

Position dans l’organisation

La personne rapporte directement au directeur général.

Missions

Organisation du travail

  • assure l’accueil des visiteurs;
  • reçoit et filtre les appels téléphoniques;
  • gère l’agenda;
  • fixe les rendez-vous et les confirme;
  • traite le courrier;
  • organise le planning de travail et le suivi d’activités du directeur général (prises de rendez-vous pour les entretiens, réunions et déplacements professionnels…).

Gestion/suivi de dossiers

  • classe et prépare les pièces comptables (offres, factures,…);
  • prépare les dossiers pour les réunions ou les déplacements, y assiste éventuellement;
  • archive et classe les documents, les dossiers… ;
  • rédige des notes, rapports, courriers, présentations ou comptes rendu de réunions;
  • recherche les documents, monte les dossiers pour de nouveaux projets;
  • vérifie l’état d’avancement des dossiers et prépare des éléments de réponses.

Circulation/traitement de l’information

  • prépare et transmet au directeur général un certain nombre d’informations professionnelles (tableaux de bords, reportings,…);
  • joue un rôle d’interface relationnelle dans l’organisation tant en interne qu’en externe;
  • coordonne et facilite la circulation d’informations entre le directeur général et le reste de l’organisation ;
  • participe à la politique de communication et notamment assure en partie la communication externe avec les médias.

Autres tâches

La personne peut être amenée à organiser et à participer à des activités externes (réunions, séminaires, conférences, événements…), parfois le WE ou en soirée.

Compétences de base

  • Trilingue NL/FR/ANGL, tant écrit que parlé;
  • Une formation en secrétariat de direction ou une expérience probante dans le même type de fonction est requise;
  • Bonne connaissance de l’outil informatique et particulièrement maîtrise de la suite Office ;
  • Grandes capacités relationnelles et de collaboration tant en interne qu’en externe ;
  • Rigueur et organisation ;
  • Bonne sensibilité au mouvement et au bénévolat ;
  • Adhésion aux valeurs portées par le projet d’Oxfam-Magasins du monde et à la philosophie du commerce équitable ;
  • Adaptabilité et dynamisme ;
  • Discrétion ;
  • Esprit d’initiative et autonomie.

Conditions de travail

  • Temps plein
  • Contrat à durée indéterminée avec une période d’essai de 6 mois
  • CP 329, niveau 4.1 ou 4.2 selon le niveau du diplôme
  • Poste à pourvoir immédiatement

Lettre de motivation et CV à envoyer à Sabine Clausse, de préférence par voie postale.
Oxfam-Magasins du monde, Rue Provinciale 285 à 1301 Wavre
sabine.clausse@mdmoxfam.be

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